STAGE ASSISTANT(E) DISPOSITIF HOSPITALITÉS RP/INVITATIONS (F/H)

Rattaché(e) au Responsable Expérience VIP, vous serez amené(e) à :

• Suivre le programme d’invitations VIP de l’ACO pour les 24 Heures Motos et Autos :
• Centraliser en interne les listes d’invités de l’ACO pour l’hospitalité VIP ;
• Gérer les envois, les réponses et les relances par e-mail ou téléphone, selon le mode de gestion défini en amont : plateforme digitale d’invitation, campagne d’e-mailing globale ou invitation individuelle ;
• Créer les supports d’accueil : carton d’accompagnement de la billetterie, informations pratiques relatives à l’hospitalité selon les jours et programmes ;
• Gérer les envois :
• • Titres d’accès via billet mobile ou billet physique envoyé par voie postale ;
  • Programmes et informations pratiques destinés aux invités ;
  • Mise sous pli au centre d’accréditation.
• Participer à l’organisation du programme d’accueil, en lien avec le référent du dispositif :
• • Définir le programme de la journée ou du week-end ;
  • Mettre en place les activités — visites, navettes, Gridwalk — avec les services internes ;
  • Élaborer les tableaux de réservation dédiés et suivre leur remplissage au fil de l’eau ;
  • Créer les coupons individuels ;
  • Coordonner les actions avec les équipes commerciales afin de centraliser les créneaux vendus aux clients et d’assurer leur bonne mise en place le jour J.
• Établir un programme de rendez-vous ou de rencontres entre les invités et la direction de l’ACO/LMEM.
• Participer à l’accueil des différentes populations VVIP — invités officiels et partenaires — lors des phases protocolaires des 24 Heures Motos et Autos : conditions d’accueil, hébergement, navettes et supports de communication.
• Apporter son soutien aux tâches ponctuelles liées à l’accompagnement de l’expérience d’hospitalité.