APPRENTI(E) CHARGE(E) DE MISSION ASSURANCE QUALITE H/F

À propos du poste L’Institut du monde arabe a été conçu pour établir des liens forts et durables entre les cultures pour ainsi cultiver un véritable dialogue entre le monde arabe, la France et l’Europe. Cet espace pluridisciplinaire est un lieu privilégié d’élaboration de projets culturels, bien souvent pensés en collaboration avec les institutions, les créateurs et les penseurs du monde arabe.

L’Institut du monde arabe recrute sous contrat d’apprentissage :

Chargé(e) de mission Assurance Qualité et Amélioration Continue

Ce poste est rattaché à la Secrétaire générale.

Placé(e) sous l'autorité de la Secrétaire générale, l'alternant(e) participe à la structuration et au déploiement d'une démarche d'assurance qualité et d'amélioration continue au sein de l'institution.

Dans le cadre des orientations stratégiques et du projet d'établissement, il ou elle contribue à l'optimisation des processus internes, à la fiabilisation des pratiques, à l'amélioration de la qualité de service et au développement d'outils de pilotage.

Cette mission s'inscrit dans une démarche de modernisation de l'organisation, visant à renforcer la transversalité, la performance collective et la qualité du service rendu aux publics, dans le respect des spécificités artistiques, culturelles et scientifiques de l'établissement.

MISSIONS PRINCIPALES

Mission 1 – Participer à la structuration de la démarche qualité

· Contribuer à la réalisation d'un diagnostic des pratiques et procédures existantes.

· Participer à l'élaboration d'une cartographie des processus de l'institution.

· Identifier les points de fragilité, les doublons et les possibilités de simplification.

· Accompagner les services dans la formalisation de leurs procédures.

· Participer à la mise en place d'un référentiel documentaire partagé.

· Contribuer au déploiement d'une culture de l'amélioration continue.

Mission 2 – Contribuer à l'optimisation des processus et au contrôle interne

· Analyser certains circuits de fonctionnement : validation, achats, commandes, conventions, suivi administratif et financier.

· Participer à l'identification des risques organisationnels et opérationnels.

· Proposer des actions de simplification et de sécurisation des processus.

· Contribuer à la mise en place d'outils de suivi et de contrôle interne.

· Participer au suivi des recommandations issues des audits et évaluations.

· Formaliser des fiches processus et des outils opérationnels.

Mission 3 – Développer les outils de pilotage et de reporting

· Contribuer à la construction de tableaux de bord à destination du Secrétariat général.

· Participer à la définition d'indicateurs de performance et de qualité.

· Collecter et consolider les données transmises par les différents services.

· Analyser les écarts entre objectifs et résultats.

· Préparer des notes de synthèse et des supports de présentation.

· Participer au suivi des plans d'action issus du projet d'établissement.

Mission 4 – Participer à l'amélioration de la qualité de service

· Contribuer à l'analyse des parcours des visiteurs, usagers et partenaires.

· Participer à la mise en place d'outils de mesure de la satisfaction.

· Exploiter les retours d'expérience et les réclamations.

· Identifier les pistes d'amélioration concernant l'accueil, l'information et l'accessibilité.

· Accompagner les services concernés dans la mise en œuvre d'actions correctives.

Mission 5 – Accompagner les projets transversaux du Secrétariat général

· Participer au suivi des projets de transformation et de modernisation de l'institution.

· Contribuer à la coordination des actions impliquant plusieurs directions.

· Préparer et participer à des réunions de travail transversales.

· Formaliser les comptes rendus, plans d'action et échéanciers.

· Assurer le suivi de certains engagements et livrables.

· Contribuer à la diffusion de bonnes pratiques entre les services.

Livrables attendus pendant l'alternance :

• Diagnostic organisationnel : État des lieux des procédures et identification des axes d'amélioration
• Cartographie des processus :Vision structurée des principaux circuits de fonctionnement
• Référentiel documentaire :Premières procédures harmonisées et accessibles
• Tableaux de bord :Indicateurs de suivi des activités et des actions qualité
• Plan d'amélioration continue :Actions priorisées, responsables identifiés et échéances
• Bilan de mission :Synthèse des réalisations et préconisations pour la suite

Profil recherché : Étudiant(e) en école de commerce, université ou formation équivalente de niveau Bac+4/5, avec une spécialisation en management, stratégie, gestion de projet, pilotage de la performance ou transformation des organisations.

Compétences attendues

· Bonne compréhension des enjeux de management et d'organisation.

· Intérêt pour l'amélioration continue et l'optimisation des processus.

· Capacité à analyser des données et à construire des tableaux de bord.

· Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et PowerPoint.

· Qualités rédactionnelles et capacité de synthèse.

· Appétence pour la gestion de projet et le travail transversal.

· Intérêt pour le secteur culturel et ses missions.

Qualités personnelles

· Rigueur, méthode et sens de l'organisation.

· Curiosité intellectuelle et esprit d'initiative.

· Capacité d'analyse et de proposition.

· Diplomatie et qualités relationnelles.

· Discrétion et respect de la confidentialité.

· Autonomie progressive et aptitude à rendre compte.

· Capacité à travailler avec des interlocuteurs aux métiers et aux profils variés.

Modalités d'exercice et accompagnement

L'alternant(e) est placé(e) sous la responsabilité directe de la Secrétaire générale, qui définit les priorités, valide les travaux et accompagne la montée en compétences.

Il ou elle intervient en appui des directions et services, sans autorité hiérarchique ni responsabilité autonome de certification, de conformité réglementaire ou d'audit.

Des points réguliers permettent d'assurer le suivi des missions, d'évaluer les acquis et d'adapter progressivement le niveau d'autonomie.

Objectifs pédagogiques et professionnels

Cette alternance doit permettre à l'étudiant(e) :

· D'acquérir une vision globale du fonctionnement d'une institution culturelle.

· De développer des compétences en management de la qualité et amélioration continue.

· De comprendre les enjeux de gouvernance et de pilotage stratégique.

· De maîtriser les méthodes d'analyse et d'optimisation des processus.

· De développer sa capacité à conduire des projets transversaux.

· D'appréhender les enjeux de transformation d'une organisation culturelle.

Résultats attendus à l'issue de l'alternance

À l'issue de sa mission, l'alternant(e) aura contribué à poser les bases d'une démarche qualité structurée, pragmatique et adaptée aux besoins de l'institution.Les travaux réalisés devront permettre au Secrétariat général de disposer d'une meilleure visibilité sur les processus internes, d'outils de pilotage partagés et d'un premier plan d'amélioration continue.

Rémunération : 990,00€ à 1 456,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel

Conditions du poste

• Contrat : Alternance
• Lieu : Paris
• Rémunération : 990–1 456 €/mois