Appariteur(ice) - protocole et cérémonies institutionnelles F/H

Le poste d’appariteur constitue un élément essentiel au bon fonctionnement de l’Ordre des Avocats, en assurant ses missions d’accueil et de représentation protocolaire.

L’appariteur joue un rôle essentiel dans la fluidité des relations internes, la coordination avec les partenaires institutionnels et la bonne tenue des événements majeurs du Barreau.

1/Assurer le rôle protocolaire de l’Ordre des Avocats

a/Conseil de l’Ordre/Avocats

• Assurer une disponibilité pour les Membres du Conseil de l’Ordre (MCO)

Relever régulièrement la toque du Bâtonnier en exercice.

Suivi des dates de prestation de serment, trombinoscope, plans et placements selon le protocole.

Vérifier le quorum lors de chaque vote afin de garantir la légalité des délibérations.

Anticiper les besoins matériels (robes, boissons…) pour le bon déroulement des réunions.

Répondre aux demandes formulées pendant les séances du Conseil (parapheurs, impressions, documents…).

Intervenir en cas d’incident d’audience

Trouver des espaces de travail au Palais pour les MCO, secrétaires de la Conférence ou avocats.

b/Prestation de serment

Organiser la prestation avec le Service de l’Exercice Professionnel (mise sous pli des convocations, réalisation de vidéos de la cérémonie).

Coordonner le briefing sécurité pour l’accueil des participants à la MDB.

Confirmer la présence des MCO, syndicats, secrétaires de la Conférence et associations.

Contacter les barreaux extérieurs pour les impétrants concernés.

Coordonner avec le photographe (listes, accès, présence).

Contribuer au rayonnement de cette cérémonie

Obtenir l’ouverture du boulevard de Harlay lorsque cela est possible pour les prestations de serment.

2/ Missions transversales

a/Avec les Services Généraux

S’assurer de l’entretien et l’hygiène des locaux

Gérer les commandes de boissons et collations

• Participer aux déménagements (coordination avec APIJ, gestion des accès, réponses aux équipes techniques)

Servir de référente pour APIJ et la Questure S’assurer de la présence constante des agents de maintenance et de la réalisation des interventions en cas d’incident (ex. inondation du bureau du Bâtonnier)

Gérer la réception des livraisons

b/Avec l’Accréditation / PCS

• Rédiger les laissez-passer pour cabinets d’avocats, clercs, secrétaires, entreprises d’entretien, pour véhicules et piétons ponctuels.

Informer le PCS des listes d’impétrants et invités lors des prestations de serment.

Résoudre toute difficulté liée aux problèmes d’accès au Palais.

Maintenir un contact régulier avec le colonel du Palais, notamment lors d’événements en soirée.

c/Avec l’accueil du public

Orienter les avocats et les visiteurs.

Réceptionner les missives destinées au Bâtonnier et les transmettre en cas d’absence.

Formations requises :BAC+3

Compétences techniques :

Maitrise de l’expression orale et écrite.

Savoir-être (soft skills) :

• Planification,
• Gestion logistique,
• Réactivité face aux imprévus,
• Mobilité entre la Maison du Barreau et le Palais de justice,
• Sens du service,
• Discrétion et maîtrise du protocole.

Exigences

• Expérience : Minimum 2 ans

Conditions du poste

• Contrat : CDI
• Lieu : Paris 01 - 75
• Rémunération : A négocier

L’entreprise

L’Ordre des avocats de Paris représente plus de 37 000 avocats et intervient régulièrement dans le débat public sur les questions relatives à l’État de droit, aux libertés publiques, à l’accès au droit et aux réformes de la justice.